7 نصائح حول كيفية الإنتقال إلى نظام المكاتب غير الورقية

هل تتطلع إلى جعل مجموعتك خالية من الأوراق؟ 

يمكن أن يؤدي التحول إلى اللاورق إلى جعل المجموعة أكثر أمانًا، وحماية ضد تسرب المعلومات السرية، وأكثر كفاءة، نظرًا لإمكانية إكمال المزيد من المهام على الأجهزة المحمولة باستخدام نظام لا ورقي وأكثر صداقة للبيئة. فيما يلي 7 نصائح يجب وضعها في الاعتبار أثناء النظر إلى مجموعتك بدون أوراق.

1. تنفيذ ثقافة وتنفيذ التدريب الذي يشجع على فحص كل شيء

أحد العناصر الأساسية لتحقيق التحول الناجح إلى مكتب بلا أوراق هو التأكد من عدم فقدان أي من المعلومات أو المستندات التي تعتبر بالغة الأهمية لتشغيل عملك. بدلاً من ذلك، ستحتاج إلى مسح هذه المستندات ضوئيًا وحفظها للرجوع إليها في المستقبل. يتطلب تعويد الموظفين والمتطوعين على مسح أي مستندات يتلقونها من مصادر خارجية أو داخلية عنصرين رئيسيين: التدريب وثقافة الجمعية الكشفية الوطنية.

بالنسبة للتدريب، تأكد من أن كل عملية تدريب يمر بها موظفوك او المتطوعون تؤكد على النهج غير الورقي. بالنسبة للثقافة، سيحتاج الجميع إلى التأكد من أن إدارة الجمعية الكشفية الوطنية العليا تكون قدوة يحتذى بها من خلال مسح جميع المستندات ضوئيًا، وأن الإدارة العليا تعطي الأولوية للثناء على أولئك الذين يقومون بمسح المستندات ضوئيًا باستمرار. تتمثل الفكرة الرائعة في تقدير ومكافأة الشخص الذي يقوم بأكبر قدر من المسح في شهر معين.

2. احتضان التوقيعات الإلكترونية

المستندات التي تتطلب التوقيعات تنشئ ورقًا. ما لم يكن بالطبع يمكنك استخدام التوقيعات الإلكترونية. ولهذا السبب من المهم أن تتبنى التوقيعات الإلكترونية إذا كنت تتطلع إلى الاستغناء عن الأوراق. هناك طرق متعددة للقيام بذلك. يمكنك مطالبة الموظفين او المتطوعين بمسح توقيعهم ضوئيًا كصور لإرفاقه أو إدراجه في أي مستندات تحتاج إليه. تتيح لك برامج مثل Adobe Reader توقيع مستندات PDF بإصبعك على لوحة اللمس، وهناك تطبيقات مثل Sign Now وSign Easy التي تتيح لك القيام بنفس الشيء باستخدام هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي.

بلا ورق

3. تنفيذ الفواتير غير الورقية

كلما زاد عدد العمليات التي تقوم بها عبر الإنترنت، قلّت التكلفة المادية. في كل مرة تقوم فيها بإرسال معلومات ورقية، لا يتم احتساب تكلفة الطباعة فحسب، بل أيضًا رسوم البريد وتكلفة المظروف. بالإضافة إلى ذلك، فإن إرسال المعلومات – التعاميم - المذكرات إلكترونيًا يتيح لك إيصال المعلومات إلى الفئات المستهدفة بشكل أسرع، ونتيجة لذلك، سوف تحصل على ما تريد بشكل أسرع. بالإضافة إلى ذلك، تقدم معظم المؤسسات خيارات مثل الدفع غير. بالنسبة لكل المعلومات، يمكنك ببساطة إرسال ملفات PDF الرقمية إلى الاعضاء عبر البريد الإلكتروني مما سيساعد هذا أيضًا على تقليل التكاليف التخزين والمواصلات التي ستحتاج الجمعية الكشفية الوطنية إلى القيام بها.

4. كافئ السلوك الجيد، وقلل من السلوك غير المرغوب فيه

إذا كنت تريد أن يصبح عملك بلا أوراق، فأنت بحاجة إلى مكافأة أولئك الذين يفعلون ذلك بالفعل ويحدون من الإجراءات التي لا تتماشى مع نهجك اللاورقي. لمكافأة الموظفين والمتطوعين، يمكنك تقديم التقدير أمام زملاء العمل، أو منح جوائز لعدم استخدام الأوراق، أو منح امتيازات مكتبية خاصة.

للحد من السلوك غير المرغوب فيه، قم بأشياء مثل إزالة أجهزة الفاكس من المكتب، وطلب رمز مرور للطباعة، وبرمجة الطابعات لطباعة عدد معين فقط من الصفحات يوميًا، وإصدار تمريرات الطباعة كل شهر إلى كل جهة وبمجرد انتهاء استخدامها تمر الطباعة الخاصة بهم إما بعدم قدرتهم على طباعة المزيد من المستندات أو يحتاجون إلى استبدال بعضها من أقسام أخرى. هذه مجرد بعض الأفكار، لكن كن مبدعًا في طرح أفكار للحد من السلوك غير المرغوب فيه ووضع العوائق أمامه.

5. أطلب من الموظفين تدوين الملاحظات الرقمية

مصدر رئيسي آخر للورق هو تدوين الملاحظات الورقية. مع مجموعة تطبيقات تدوين الملاحظات المتاحة، ليست هناك حاجة حقًا لأي موظف او متطوع لاستخدام الملاحظات الورقية. التطبيقات الإلكترونية دائمًا هي الأفضل في التنظيم والتأكد من عدم ضياع الملاحظات، لذلك يجب أن يكون من السهل إقناع الموظفين والمتطوعين باستخدامها. كل ما علينا فعله هو تعريفهم بالتطبيق الذي سيستخدمونه وشرح فوائد التطبيق عبر الملاحظات الورقية، والتأكد من إظهار ميزات التطبيق لهم. من المحتمل أن تكون Evernote وGoogle Keep وSimple Note وMicrosoft OneNote هي تطبيقات الملاحظات الأكثر شيوعًا، ولكننا نوصيك بالبحث عن بعض الخيارات واختيار الخيار الذي يناسب احتياجات مؤسستك بشكل أفضل.

6. استثمر في حل إدارة مستندات الملفات الذي يتضمن مشاركة الملفات

لكي تعمل بكفاءة بمجرد الاستغناء عن الأوراق، ستحتاج إلى مكان للتخزين ونظام لتنظيم جميع مستندات الجمعية. إذا لم يتمكن الموظف او المتطوع من العثور بسهولة على المستندات التي قام بمسحها ضوئيًا أو المستندات التي يحتاجها، فسوف يعود مرة أخرى إلى النظام الورقي. من ناحية أخرى، إذا تمكنت من تحقيق ذلك بحيث يوفر لهم النظام اللاورقي الجديد الوقت، ويسهل عليهم العثور على المستندات ويسمح لهم بإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل، فسيكونون متحمسين للانضمام إليه.

نوصي بالنظر في مجموعة من الخيارات لتحديد الحل الأفضل للجمعية. هناك حقًا طريقتان للتعامل مع الأشياء. الأول هو إنشاء نظام التنظيم الخاص بك باستخدام منصات مشاركة المستندات مثل Dropbox، وGoogle Drive، وMicrosoft Drive، وSertifiedSafe، وHightail. والآخر هو استخدام مجموعة برامج إدارة المستندات مثل M-files أو eFileCabinet أو PinPoint على سبيل المثال لا الحصر.

7. قم بإعداد الفاكس إلى البريد الإلكتروني، والعمل على إزالة الفاكس

لا تزال العديد من المؤسسات تعتمد على الفاكس، كما أن استلام الفاكسات يؤدي إلى إنتاج الورق. تتمتع معظم الطابعات اليوم بالقدرة على الإعداد لإرسال رسائل الفاكس الواردة إلى ملفات PDF وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى المستلمين. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك خدمات الفاكس عبر الإنترنت، مثل eFax وFax Zero وMyFax، إرسال واستقبال رسائل فاكس غير ورقية، مما يسمح لك بإلغاء الحاجة إلى أي فاكسات ورقية تمامًا.